Forretningsrejser: Derfor er flyet det sikreste – og hvorfor de største risici ligger et helt andet sted

Mange medarbejdere holder igen med at rejse, fordi de er utrygge ved at flyve. Samtidig viser både statistik og forsikringsdata, at de alvorlige problemer typisk opstår på jorden – ikke i luften. For virksomheder betyder det, at fokus på tryghed og risikostyring ofte ligger det forkerte sted.

Fly er det sikreste transportmiddel – tallene er entydige

Flere internationale og nationale rapporter har de seneste år placeret flytransport som den sikreste rejseform målt på dødsfald per passagerkilometer. Trafikstyrelsens analyser peger på, at fly fortsat ligger markant foran både bil, bus og tog, når man ser på risikoen for alvorlige ulykker.

Alligevel viser SAP Concur’s Global Business Travel Survey 2025, at 58 procent af de adspurgte forretningsrejsende er bekymrede for flysikkerheden, og at 16 procent ligefrem bliver tøvende overhovedet at rejse afsted. Med andre ord: oplevet risiko og faktisk risiko hænger dårligt sammen.

Den skjulte forretningsrisiko: Når frygt holder nøglemedarbejdere hjemme

Når nøglepersoner i salg, ledelse eller specialistfunktioner undgår at rejse, får det konsekvenser langt ud over deres personlige komfort. Det udfordrer både toplinje, relationer og innovation. Tre oplagte forretningsmæssige konsekvenser er:

• Tabte salgsmuligheder: Fysiske møder med kunder og partnere er ofte afgørende for at lukke større aftaler. Hvis nøglepersoner vælger rejsen fra, kan konkurrenterne tage føringen.
• Svagere relationer: Virtuelle møder kan ikke fuldt ud erstatte den tillid og forståelse, der opbygges ansigt til ansigt – især på nye markeder.
• Længere beslutningsveje: Projekter kan forsinkes, når beslutningstagere eller specialister ikke er fysisk til stede, hvor der sker forandringer.

Resultatet er en skjult omkostning på bundlinjen: ikke fordi flyrejser er farlige, men fordi utryghed ikke bliver håndteret professionelt.

Deep insight #1: De fleste skader opstår ikke i luften – men under selve rejsen

Forsikringsselskaber, der arbejder specifikt med erhvervs- og rejseforsikring, peger på, at skader og dyre hændelser sjældent handler om flystyrt eller større ulykker. I stedet kommer de typisk fra mere jordnære (men dyre) scenarier:

• Sygdom på rejsen: Alt fra madforgiftning og infektioner til kroniske lidelser, der pludselig forværres. Uden korrekt dækning kan hospitalsindlæggelser og hjemtransport løbe op i seks- eller syvcifrede beløb.
• Ulykker på stedet: Faldulykker, trafikulykker i taxa eller lejebil, eller skader ved lokale aktiviteter i forbindelse med konferencer og kundemøder.
• Aflyste eller afbrudte rejser: Politisk uro, strejker, naturkatastrofer eller pludselig sygdom i familien, der gør, at rejsen må afbrydes eller omlægges.
• Forsinket eller bortkommet bagage: Når nødvendig IT, prøver, materialer eller udstyr ikke når frem, kan møder måtte aflyses – med direkte konsekvens for salget.

Set fra virksomhedens perspektiv er det disse hændelser, der skaber de reelle økonomiske og driftsmæssige risici. Ikke selve flyvningen.

Deep insight #2: Duty of Care er ikke bare jura – det er risikostyring og employer branding

Virksomheder har et juridisk og etisk ansvar for at beskytte medarbejdere mod unødige risici, også når de rejser i arbejdstiden. Det kaldes Duty of Care, og det område er i hastig udvikling. Hvor det tidligere mest blev set som et HR- og compliance-spørgsmål, er det i dag også en integreret del af risikostyring og employer branding.

Duty of Care handler blandt andet om at:

• Identificere risici på forhånd: Vurdere sikkerhedssituationen på destinationen, politisk stabilitet, sundhedsrisici og lokale forhold.
• Informere og forberede: Give medarbejderen klare rejsevejledninger, kontaktpunkter, sikkerhedsanbefalinger og oversigt over dækning.
• Reagere hurtigt ved hændelser: Have processer, beredskab og partnere på plads, så virksomheden kan agere inden for minutter og ikke dage.
• Følge op efter hændelser: Psykologisk støtte, debriefing og justering af politikker, hvis noget er gået galt.

Virksomheder, der arbejder professionelt med Duty of Care, oplever typisk to gevinster: færre alvorlige hændelser – og højere tillid blandt medarbejdere, der føler sig set og beskyttet, når de rejser.

Deep insight #3: Utryghed skyldes ofte mangel på struktur – ikke destinationens risiko

En af de mindre synlige, men afgørende, årsager til rejseudtryghed handler om struktur og gennemsigtighed. I mange organisationer er rejsestyring stadig fragmenteret:

• HR, økonomi og travel management arbejder i hver deres systemer.
• Ingen har samlet overblik over, hvem der befinder sig hvor og hvornår.
• Medarbejderen er i tvivl om, hvem der kontaktes i en nødsituation.

Når processer, systemer og ansvar er utydelige, opleves rejsen som mere risikabel – uanset den faktiske risiko på destinationen. Omvendt viser erfaringer fra blandt andre SAP Concur, at følgende tiltag markant reducerer utryghed:

• Central rejsepolitik og ét bookingsystem: Så alle rejser er registreret og kan findes frem på få sekunder.
• Real-time overblik: Mulighed for at se, hvor i verden medarbejdere befinder sig, og hvordan de kan kontaktes.
• Standardiseret kommunikation: Klare instrukser før, under og efter rejsen, så ingen er i tvivl om procedurer og dækning.

Når rejsen føles kontrolleret, falder oplevet risiko – også hos dem, der i udgangspunktet er skeptiske over for at flyve.

Sådan skaber du trygge og effektive forretningsrejser

Hvis virksomheden vil reducere rejsens reelle risici – og samtidigt mindske medarbejdernes flyangst – kræver det mere end en standardrejseforsikring og et par linjer i personalehåndbogen. Nedenfor er en praktisk ramme, der kan bruges som tjekliste.

1. Få styr på policy, processer og ansvar

Start med at definere, hvem der gør hvad. En velfungerende rejsepolitik bør mindst afklare:

• Hvem må rejse hvorhen – og hvornår: Er der lande eller regioner, som kræver særligt godkendelsesniveau?
• Bookingkanaler: Skal alle rejser bookes gennem ét system eller bureau, så virksomheden har komplet overblik?
• Nødkontakter: Hvem kontaktes ved sygdom, ulykke, bortkommen bagage eller politisk uro – både internt og eksternt?
• Dokumentation: Hvor ligger forsikringspolicer, policenumre og kontaktinformationer, og hvordan får medarbejderen hurtig adgang til dem?

Jo kortere og mere konkret rejsepolitikken er, jo større sandsynlighed for, at den faktisk bliver læst og efterlevet.

2. Sikr korrekt forsikringsdækning – især for mindre virksomheder og selvstændige

Mange ledere antager, at almindelige forsikringer dækker, når de eller medarbejdere rejser i erhvervsøjemed. Det er sjældent tilfældet. Typisk er følgende forhold afgørende:

• Privat rejseforsikring dækker ikke nødvendigvis erhvervsrejser: Er rejsen helt eller delvist arbejdsrelateret, kræves oftest separat erhvervsrejseforsikring.
• Indbo- eller erhvervsforsikring er ikke nok: De dækker som udgangspunkt ikke sygdom, lægebehandling i udlandet, hjemtransport eller afbrydelse af rejse.
• Selvstændige er særligt udsatte: Har man ikke en arbejdsgiver, der sørger for dækning, kan en enkelt hospitalsregning i udlandet have alvorlige økonomiske konsekvenser.

Et godt udgangspunkt er at gennemgå eksisterende policer sammen med forsikringsselskabet og få tydeligt svar på tre spørgsmål:

• Hvilke typer rejser er dækket (regioner, længde, aktivitet)?
• Hvilke hændelser er dækket (sygdom, ulykke, evakuering, aflysning, krisehjælp)?
• Hvor ligger grænserne for dækningens størrelse?

Den øvelse bør gentages mindst én gang årligt eller når rejsemønstre ændrer sig markant, fx ved nye markeder eller flere rejser til højrisikoområder.

3. Integrér rejse- og risikodata i økonomi og controlling

For CFO’er og økonomiafdelinger er forretningsrejser ofte en af de større, men mest uigennemsigtige, omkostningsposter. Ved at arbejde datadrevet med rejser opnår virksomheden både bedre styring og højere sikkerhed.

Det kan blandt andet ske ved at:

• Koble rejsebookingsystem og udgiftsstyring: Så alle rejser, flybilletter, hoteller og relaterede udgifter samles i én datakilde.
• Segmentere omkostninger: Fordel rejseudgifter på lande, enheder, kunder eller projekter for at se, hvor risiko og omkostning koncentreres.
• Analysere mønstre: Identificer rejser, der kan konsolideres, digitaliseres eller omlægges til mere sikre eller omkostningseffektive løsninger.

Når økonomifunktionen har overblik over både omkostninger og risikoprofil, bliver det lettere at prioritere investering i bedre dækning, systemer og træning.

4. Tal åbent om utryghed – og tilbyd konkret støtte

Flyangst og rejseudtryghed forsvinder ikke af sig selv, og mange medarbejdere vil tøve med at sige det højt af frygt for at virke svage eller mindre karriereorienterede. Det gør det endnu vigtigere, at ledelsen tager emnet alvorligt.

Overvej for eksempel:

• At normalisere samtalen: Gør det tydeligt, at det er legitimt at være utryg, og at virksomheden ønsker dialog frem for fortielse.
• At tilbyde rådgivning: Adgang til psykolog, coach eller specialiseret hjælp til flyangst kan gøre en stor forskel for den enkelte.
• At tilbyde alternativer: I enkelte tilfælde kan tog, bil eller færre, men længere, rejser være en løsning, der balancerer forretning og trivsel.

Den åbne dialog reducerer risikoen for, at nøglemedarbejdere i stilhed siger nej til opgaver eller helt fravælger stillinger, der kræver rejseaktivitet.

5. Træn medarbejderne i praktisk rejsesikkerhed

Ud over forsikring og systemer er adfærd på rejsen afgørende. En kort, målrettet træning kan reducere risikoen markant. Fokusér på:

• Personlig sikkerhed: Valg af transportmidler lokalt, sikker adfærd i lufthavne, hoteller og på gaden samt håndtering af værdigenstande og IT-udstyr.
• Sundhed og trivsel: Vaccinationer, medicin, jetlag-håndtering, hygiejne og viden om lokale sundhedssystemer.
• Cyber- og datasikkerhed: Brug af offentlige Wi-Fi, håndtering af følsomme data på rejser og fysisk sikkerhed omkring laptops og telefoner.
• Hvad gør jeg, hvis…: Konkrete handleplaner for sygdom, ulykker, tab af dokumenter, politisk uro eller naturkatastrofer.

Når medarbejderen føler sig fagligt rustet til at håndtere uforudsete hændelser, falder den mentale barriere mod at rejse – også selv om flyveturen i sig selv opleves som ubehagelig.

Fra frygt til forretningsfordel: Sådan vender du narrativet om rejser i virksomheden

At flytte fokus fra irrationel frygt til konkret risikostyring kræver et skift i narrativet omkring rejser i organisationen. I stedet for at diskutere, om det er “farligt at flyve”, kan ledelsen med fordel stille spørgsmål som:

• Hvordan maksimerer vi værdien af hver eneste rejse?
• Har vi dokumentation for, at vi lever op til vores Duty of Care?
• Ved vi, hvem der er hvor i verden lige nu – og hvordan vi når dem hurtigt?
• Har vi økonomisk overblik over rejsernes samlede risiko og afkast?

Når svarene på disse spørgsmål er klare, vil både medarbejdere, ledelse og bestyrelse have lettere ved at bakke op om en gennemtænkt rejse- og risikostrategi.

Tre konkrete skridt, du kan tage allerede i dag

Hvis du har ansvar for HR, økonomi eller rejsepolitik, kan du med fordel starte her:

• 1. Kortlæg jeres nuværende setup: Lav en simpel oversigt over, hvilke systemer I bruger til booking, udgiftsstyring og risikohåndtering – og hvor hullerne er.
• 2. Gennemgå jeres rejseforsikringer: Tag en struktureret dialog med jeres forsikringspartner om dækning på tværs af medarbejdertyper, rejsetyper og destinationer.
• 3. Skab synlighed omkring støtte og sikkerhed: Kommunikér kort og konkret til alle rejsende medarbejdere, hvilke støtteordninger, kontaktpunkter og retningslinjer der gælder.

Når disse tre elementer er på plads, er fundamentet lagt for både højere tryghed, færre ubehagelige overraskelser og mere effektive rejser.

Rejs mere trygt – og mere målrettet

Flyet er statistisk set det sikreste sted at være på rejsen. De største udfordringer og omkostninger opstår typisk, når hjulene har rørt landingsbanen, og arbejdet begynder: sygdom, lokale ulykker, aflysninger, uro eller manglende overblik. Derfor ligger nøglen til mere sikre og værdiskabende rejser ikke i at undgå flyet, men i at professionalisere hele rejsens økosystem – fra planlægning og forsikring til træning og opfølgning.

For virksomheder, der tør tage styringen, er gevinsten tydelig: mere trygge forretningsrejsende, stærkere internationale relationer og bedre kontrol over både risiko og omkostninger. Næste skridt er dit: Tag en kritisk gennemgang af jeres nuværende praksis, og beslut, hvor I vil løfte niveauet først.