Forretningsrejser: Flyskræk stjæler fokus fra de reelle risici

Mange forretningsrejsende holder sig tilbage fra at rejse på grund af frygt for at flyve. Statistisk er det dog ikke i luften, at de største risici ligger. De fleste problemer opstår, når medarbejderen er landet, tjekket ind på hotellet, er på vej til møder eller bevæger sig rundt i en ukendt by.

Hvis virksomheder vil tage medarbejdersikkerhed alvorligt – både juridisk, økonomisk og menneskeligt – skal fokus flyttes fra selve flyveturen til helheden omkring rejsen: forberedelse, risikostyring, løbende opfølgning og den rigtige rejseforsikring.

Flyet er det sikreste led i rejsen – tallene er klare

Flere rapporter dokumenterer, at flytransport er den mest sikre transportform målt på risikoen for dødsfald per passagerkilometer. Flytrafikken er gennemreguleret, overvåget og kontrolleret som få andre brancher. Alligevel viser en international undersøgelse, at en stor del af de globale erhvervsrejsende fortsat er utrygge ved at gå ombord.

Wakefield Research har for SAP Concur gennemført en global undersøgelse blandt 3.750 erhvervsrejsende, 700 rejseansvarlige og 600 CFO’er. Den viser, at:

58 % er bekymrede for flysikkerheden
16 % bliver direkte tøvende over for at rejse, fordi de er utrygge ved flyvning

For virksomheder betyder det alt fra aflyste rejser og tabte møder til lavere trivsel hos medarbejdere, der alligevel tager af sted, men med en grundlæggende følelse af utryghed.

Dybere indsigt #1: Hvorfor hjernen fokuserer på flyet – og ikke på det farlige

At så mange frygter flyet, selvom flystatistikkerne er stærkt pålidelige, handler mere om psykologi end om fakta:

Lav kontrolfølelse: I et fly overlades al kontrol til piloter og systemer. Det forstærker følelsen af magtesløshed hos den nervøse rejsende.
Mediebillede: Flyulykker får massiv mediedækning, selvom de er yderst sjældne. Små, hyppige ulykker i biler, taxaer eller på veje omtales sjældent.
Højde og turbulens: Fysisk ubehag forstærker den irrationelle frygt, også når der ingen reel sikkerhedsrisiko er.

Resultatet er, at opmærksomheden samler sig om flyrejsen, mens medarbejderen og virksomheden overser de reelle, praktiske risici: sygdom, uheld, kriminalitet, lokale konflikter, dårlig infrastruktur, misforståelser omkring dækning og forsikring – alt det, der i praksis langt oftere giver problemer på forretningsrejser.

Skaderne sker på destinationen – ikke i 10.000 meters højde

Forsikringsselskaber, der arbejder målrettet med erhvervsrejser, peger på et klart mønster: Skadesanmeldelser handler sjældent om flystyrt eller alvorlige hændelser i luften. De handler om:

Akut sygdom eller forværring af kendte lidelser under opholdet
Uheld på vej til og fra møder – ofte i taxa, bus eller lejebil
Tyveri af computer, telefon, pas eller andet udstyr
Aflyste eller forsinkede forbindelser, der skaber ekstra omkostninger
Sikkerhedsproblemer i lokalområdet – fx uroligheder eller kriminalitet

Med andre ord: Flytransporten er sjældent problemet. Det er alt det, der foregår før og efter boardingen, som virksomheder med fordel kan arbejde langt mere systematisk med.

Dybere indsigt #2: Duty of Care er ikke bare jura – det er forretningskritisk

Begrebet Duty of Care dækker over virksomhedens juridiske og etiske ansvar for at beskytte medarbejderne mod unødvendige risici – også uden for landets grænser. Forretningsrejser er et centralt område, hvor mange organisationer stadig er for løst organiseret.

Et moderne Duty of Care-setup bør som minimum omfatte:

Struktureret risikovurdering: Gennemgang af destinationer, transportruter, lokale sundhedsforhold, kriminalitetsniveau og politisk stabilitet.
Klare, dokumenterede rejsepolitikker: Hvem må rejse hvorhen, hvordan, hvornår og under hvilke sikkerhedsmæssige forudsætninger.
Træning og information: Medarbejdere skal vide, hvad de gør ved pas-tab, sygdom, uheld, cyberangreb eller lokale uroligheder.
Overblik over, hvor folk befinder sig: Ved kriser eller naturkatastrofer skal virksomheden hurtigt kunne identificere, hvem der er i risiko, og kontakte dem.

Her spiller rejseafdelingen, HR, økonomi og topledelse sammen. Uden klare processer og opdaterede systemer bliver sikkerhed hurtigt et individuelt ansvar, hvor den enkelte medarbejder selv står med beslutninger, de hverken er klædt på til eller juridisk bør stå alene med.

Selvstændige og mindre virksomheder er særligt udsatte

Store virksomheder har ofte globale rejsepolitikker, faste leverandøraftaler og dedikerede rejseansvarlige. Mindre virksomheder og selvstændige har sjældent samme struktur – men rejser ofte lige så meget og til de samme destinationer.

En central forskel er forsikringsdækningen:

Standard indboforsikring dækker som udgangspunkt ikke erhvervsrejser.
Almindelig erhvervsforsikring rækker sjældent til medicinsk behandling, hjemtransport eller længerevarende hospitalsophold i udlandet.
Mange tror, at et almindeligt kreditkort automatisk sikrer fuld dækning – men betingelserne er ofte begrænsede, især for arbejdsrelaterede rejser.

For mindre virksomheder og soloselvstændige kan en uventet hospitalsindlæggelse, medicinsk hjemtransport eller et længere sygeforløb ramme både personligt og økonomisk. Uden korrekt rejseforsikring kan regningen nå niveauer, der direkte truer virksomhedens eksistens.

Dybere indsigt #3: CFO’ens nye rolle i rejse- og sikkerhedsstrategien

Hvor rejser tidligere primært var et HR- eller sekretariatsanliggende, er det i dag i høj grad blevet et CFO-anliggende. Økonomidirektører får stadig større ansvar for både omkostningsstyring, risikostyring og compliance.

I praksis betyder det, at CFO’en får en nøglerolle i:

Valg af forsikringsdækning: Balancen mellem præmieniveau og dækningsgrad er et strategisk spørgsmål – ikke blot en prisøvelse.
Godkendelse af rejsepolitikker: Sikkerhedsniveauet på rejser skal hænge sammen med virksomhedens samlede risikoprofil.
Implementering af rejsesystemer: Digitale løsninger, der samler booking, godkendelse, policy og rapportering, giver et bedre økonomisk og sikkerhedsmæssigt overblik.

Med et klart billede af, hvor medarbejderne rejser, hvor ofte, hvordan og til hvilken pris, kan CFO’en være med til at sænke de samlede rejseomkostninger, øge sikkerheden og samtidigt optimere virksomhedens beredskab ved kriser.

Konkrete skridt: Sådan styrer du de reelle rejserisici

Virksomheder, der vil arbejde mere professionelt med sikkerhed på forretningsrejser, kan tage udgangspunkt i fem praktiske indsatsområder:

1. Kortlægning af rejseaktivitet og risici

Start med et overblik:

Hvem rejser – hvor ofte, hvorhen og hvornår?
Hvilke transportmidler anvendes typisk ud over fly?
Hvilke destinationer vurderes som højrisko pga. kriminalitet, sundhed eller politisk uro?
Hvem har ansvaret, når noget går galt – og ved medarbejderne det?

En enkel registrering i et centralt system eller gennem en rejseplatform er ofte nok til at afdække, hvor der er huller i sikkerheden eller i kommunikationen.

2. Opdateret, tydelig rejsepolitik

En stærk rejsepolitik er mere end en liste over, hvilke hoteller der må bookes. Den bør bl.a. indeholde:

Retningslinjer for, hvornår rejser kan gennemføres, udsættes eller aflyses pga. sikkerhed
Standard for transportvalg på destinationer (fx brug af registrerede taxaer eller specifikke leverandører)
Procedurer ved pas-tab, tyveri, sygdom og ulykker
Kontaktpunkter 24/7 – både internt og hos forsikringsselskabet

Jo mere konkret og praksisnær politikken er, desto mindre tvivl efterlader den hos medarbejderen i en presset situation.

3. Rejsebriefing før afrejse

En systematisk rejsebriefing kan markant øge både tryghed og sikkerhed. Den kan være skriftlig, digital eller mundtlig – men bør altid omfatte:

Aktuelle rejsevejledninger for destinationen
Sundhedsforhold: vaccinationer, lokale smitterisici, adgang til sundhedsvæsen
Kriminalitetsniveau og typiske scams
Information om forsikringsdækning og kontakt ved uheld

Herved udnyttes flyveturen bedre: Medarbejderen kan gå ombord i flyet med ro i maven og bruge tiden på forberedelse frem for bekymring.

4. Korrekt, målrettet rejseforsikring

En af de mest oversete, men kritiske komponenter i rejseberedskabet er selve forsikringsdækningen. Overvej især:

Geografisk dækning: Gælder policen globalt, eller er der udelukkelser (fx bestemte regioner eller lande)?
Formål: Er policen udtrykkeligt udformet til erhvervsrejser og ikke kun ferie?
Særlige risici: Dækker den fx deltagelse i events, teknisk arbejde on-site, besøg i produktionsmiljøer eller højrisikoområder?
Hjemtransport og behandling: Er der loft over beløb til hospitalsophold, operationer og medicinsk evakuering?

Selvstændige og mindre virksomheder bør særligt sikre sig, at policen ikke kun dækker generelt ophold i udlandet, men specifikt arbejdssituationer – herunder rejser med kort varsel og ændrede rejseplaner.

5. Opfølgning efter hjemkomst

Hver rejse rummer læring. En kort, struktureret opfølgning kan forbedre både sikkerhed og oplevet tryghed over tid. Spørg fx:

Var der situationer, hvor du følte dig utryg – og hvorfor?
Var det tydeligt, hvem du skulle kontakte ved problemer?
Var rejseinformationen relevant og opdateret?
Oplevede du problemer med dækning eller forsikring?

Disse input giver et realistisk billede af hverdagen for de medarbejdere, der rejser mest – og hjælper med at justere politikker, processer og forsikringsløsninger.

Flyskræk må ikke blokere for forretningskritiske rejser

Fysisk tilstedeværelse ved kunder, partnere og interne nøglemøder skaber ofte en værdi, som digitale møder ikke kan matche. Strategiske forhandlinger, komplekse projekter, tekniske gennemgange, salgsopstart og relationelt arbejde står stadig stærkere, når man mødes ansigt til ansigt.

Derfor er det et tab, når flyfrygt får lov til at styre. Men svaret er sjældent at presse modvillige medarbejdere af sted. Svaret er at øge gennemsigtigheden omkring risici, fjerne usikkerhed om dækning og vise, at virksomheden tager både tryghed og sikkerhed alvorligt.

Når medarbejdere oplever, at virksomheden:

har styr på rejsedata og destinationer
arbejder aktivt med Duty of Care
kommunikerer klart om forsikring og beredskab

så falder den oplevede risiko typisk markant – også selvom den faktiske, statistiske risiko i luften i forvejen er meget lav.

Sådan kan virksomheder handle her og nu

Hvis rejseaktiviteten fylder i jeres forretning, kan følgende enkle tiltag implementeres relativt hurtigt:

Lav en hurtig status: Saml HR, rejseansvarlig, økonomi og evt. sikkerhedsansvarlig til en kort gennemgang af nuværende praksis.
Identificér de hyppigst rejsende: Tag en dialog med dem først – det er ofte her, de vigtigste indsigter og forbedringspunkter findes.
Gennemgå forsikringsdækning: Få be- eller afkræftet, hvad policerne reelt dækker for rejser i arbejdstiden.
Skab et enkelt kontaktpunkt: Én mail, ét telefonnummer eller én side på intranettet, hvor medarbejderne ved, de finder hjælp.

Disse skridt kræver ikke nødvendigvis tunge systeminvesteringer, men kan på kort tid løfte både tryghedsniveau og faktisk sikkerhed for de medarbejdere, der rejser mest.

B2B-vinklen: Sikkerhed som konkurrenceparameter

Forretningsrejser handler ikke kun om at nå fra A til B. De sender også et signal – både internt og eksternt – om, hvordan virksomheden prioriterer sine medarbejdere.

Et gennemarbejdet rejse- og sikkerhedssetup kan blive et konkurrenceparameter:

Employer branding: Kandidater, der forventes at rejse, ser positivt på klare politikker, stærk forsikringsdækning og synligt beredskab.
Kundeforventninger: Store kunder – især internationale – forventer ofte, at deres leverandører har styr på Duty of Care.
Compliance og ESG: Arbejdsmiljø og medarbejdersikkerhed uden for kontoret knyttes i stigende grad til ESG-rapportering og governance.

Med andre ord: At arbejde seriøst med sikkerhed på rejser handler ikke kun om at undgå uheld. Det handler også om at stå stærkere i markedet.

Næste skridt: Fra flyskræk til professionel risikostyring

Når flyet trods alt er den mest sikre del af rejsen, er den oplagte opgave for virksomheder at styrke de områder, hvor risikoen faktisk er størst. Det kræver, at rejser ikke ses som enkeltstående bookingopgaver, men som en del af virksomhedens samlede risikobillede.

Det handler bl.a. om at:

forankre rejseansvar og Duty of Care centralt i organisationen
give de hyppigst rejsende mere information og bedre værktøjer
sikre, at forsikringen matcher den virkelighed, medarbejderne møder

Når den del er på plads, kan de forretningsrejsende sætte sig i flysædet med et langt højere niveau af ro og fokus – velvidende, at det ikke kun er piloter og teknik, der passer på dem, men også deres egen organisation.

Hvis jeres virksomhed vil styrke arbejdet med rejse- og medarbejdersikkerhed, er et konkret første skridt at få gennemgået eksisterende rejsepolitikker og forsikringer – og sikre, at de stemmer overens med den måde, I faktisk rejser på i dag.

Forretningsrejser: Derfor er flyet det sikreste – og her ligger de reelle risici